Kota Busan dilihat dari Igidae (Dokumentasi Pribadi)
안녕하세요 여러분
Apakabar kalian semua? Semoga masih semangat berjuang untuk #stayathome sebagai langkah besar dalam upaya memutus mata rantai penyebaran COVID19 di Indonesia. Kali ini saya akan berbagi pengalaman tentang persiapan keberangkatan ke Korea Selatan. Bagi yg baru membaca blog ini, bisa melihat beberaa tulisan saya sebelumnya tentang beasiswa KOICA di bawah ini :
5. Mendapatkan Apostile di Kedupataan Besar Korea Selatan
6. Melengkapi KOICA Application Form
7. Melengkapi persyaratan administrasi KOICA PKNU-IGFS
8. Seleksi wawancara tahap 1
9. Seleksi wawancara tahap 2
10. Tes Kesehatan
11. Seputar Kuliah di Busan
6. Melengkapi KOICA Application Form
7. Melengkapi persyaratan administrasi KOICA PKNU-IGFS
8. Seleksi wawancara tahap 1
9. Seleksi wawancara tahap 2
10. Tes Kesehatan
11. Seputar Kuliah di Busan
Setelah mendapatkan info dari bu Yulia bahwa saya dinyatakan lulus dan menjadi awardee untuk beasiswa KOICA di Pukyong National University (PKNU), jurusan Fisheries Science di kota Busan, maka dalam waktu 1 bulan kedepan (29 Juli 2019), saya harus sudah berangkat ke KOREA Korea Selatan. Bayangkan baru daftar beasiswanya bulan februari, kita sudah berangkat untuk kuliah dalam waktu 6 bulan saja. Ada beberapa hal yang haru saya siapkan dan saya dapat membaginya menjadi 3 bagian utama yaitu :
1. Persyaratan kedinasan.
2. Persiapan Keberangkatan oleh KOICA.
3. Administrasi Universitas.
1. Persyaratan kedinasan.
Sebagai ASN, ketika mendapatkan izin tugas belajar dari negara, kita akan mendapatkan paspor dinas (paspor biru). Paspor biru ini akan kita gunakan untuk mendapatkan visa D-2 (Visa pelajar) dari pemerintah Korea Selatan. Sebenarnya pada saat pendaftaran, kita sudah melampirkan paspor reguler kita (paspor hijau) sebagai salah satu syarat pendaftaran. Namun untuk mendaptkan izin belajar dari instansi pemerintah, kita harus mengurus permohonan paspor biru (paspor dinas). Untuk mendapatkan paspor dinas ini alur nya sebenarnya ada 3 tahap, yaitu izin dari instansi pembina (instansi tempat kita bekerja), surat izin dari setneg (SP Setneg), baru kemudian paspor dinas dan rekomendasi (exit permit) dari kementrian luar negeri.
Semua proses ini bukan kita yang harus mengurusnya, karena masing-masing instansi memiliki petugas masing-masing dalam mengurus pembuatan SP Setneg dan paspor dinas. Namun terkadang prosesnya bisa sampai 1 bulan, bahkan lebih tergantung perizinan di instansi masing-msing. Secara umum SOP di setneg untuk mendapat SP setneg adalah 3 -5 hari kerja, dan di kemenlu adalah 3 hari kerja, jadi bisa beres dalam 6-8 hari kerja. Mari kita uraikan satu persatu.
a. Izin dari instansi
Di instansi saya, proses pengajuan izin perjalanan dinas di tangani oleh biro umum, sehingga terlebih dahulu saya mencari info tentang persyaratan yang haru saya siapkan. Ada beberapa dokumen yang harus disiapkan antara lain : Disposisi kepala instansi, LoA, Surat dari KOICA, KTP, Karpeg, Surat Perjanjian (antara saya dan instansi).
Disposisi dr kepala lembaga diururus berjenjang mulai dari Direktorat (direktur), ke SDMO kemudian ke Pusbindiklat (pusat pendidikan dan pelatihan), yg intinya menginfokan bahwa saya mendapatkan beasiswa dari KOICA dan diizinkan untuk mengikuti tugas belajar di PKNU. Mungkin pada tahap ini yang agak rumit tergantung kesiapsiagaan masing-masing instansi. Khusus untuk instansi saya, karena instansi pusat jadi prosesnya hanya memakan waktu 2 minggu, kemudian sudah bisa di proses ke setneg.
b. Biro KTLN SETNEG
Setelah mendapatkan rekomendasi dari lembaga, petugas akan mendftarkan kita untuk mendapatkan SP setneg. SP ini adalah surat izin dari sekertariat negara yang intinya mengizinkan kita untuk melakukan tugas belajar di luar negeri. Syarat syarat yang dibutuhkan untuk mengajukan permohonan SP setneg antara lain :
- surat undangan atau pemberitahuan penyelenggaraan kegiatan dari penyelenggara/mitra kerjasama di luar negeri atau surat konfirmasi dari Perwakilan Pemerintah Republik Indonesia di Luar Negeri di negara yang dituju;
- dokumen/surat resmi yang menerangkan sumber pembiayaan (antara lain DIPA, surat dari donor, kontrak/perjanjian/MoU, atau surat pernyataan biaya sendiri yang ditandatangani di atas materai);
- jadwal dan agenda kegiatan di luar negeri;
- penjelasan mengenai relevansi, urgensi/alasan perjalanan dan rincian programnya dengan menyertakan dokumen yang berkaitan;
- izin tertulis dari instansi yang bersangkutan apabila seorang pejabat/pegawai diajukan oleh instansi lain;
- kertas posisi dan/atau pedoman delegasi, apabila perjalanan dinas luar negeri dalam rangka menghadiri pertemuan/sidang internasional;
- brosur atau sejenisnya yang memberikan gambaran umum mengenai kegiatan promosi/pameran, apabila perjalanan dinas luar negeri dalam rangka mengikuti promosi/pameran;
- draft perjanjian internasional yang telah dibahas dengan instansi terkait, apabila perjalanan dinas luar negeri untuk penandatanganan perjanjian internasional.
- rekomendasi dari Direktorat Keamanan Diplomatik Kemenlu, bagi perjalanan dinas ke negara yang belum memiliki hubungan diplomatik (source : ktln.setneg.go.id).
Kita bisa mengupdate perkembangan pengajuan kita via aplikasi simple mobile yang tersedia di google playstore. Setelah tegistrasi kita memasukkan nomer pendaftaran kita, dan kita dapat mengetahui tahapan pengajuan yang kita sedang kita lakukan.
c. Pengurusan Paspor Dinas dan Exit Permit di Kemenlu
Berdasarkan PP No.36 tahun 1994, Pasal-12 dan Surat Keputusan Menteri Luar Negeri No.089 tahun 1995, Pasal-5(b) dan Pasal-9; Pegawai Negeri, Pejabat Negara tertentu atau warga negara tertentu yang boleh mendapatkan Paspor Dinas adalah sebagai berikut :
- Pegawai Negeri Sipil dan Militer yang bertugas ke luar negeri untuk penempatan atau perjalanan dengan tugas resmi.
- Anggota MPR, DPR, DPRD, DPA yang bertugas ke luar negeri dengan tugas resmi atau atas undangan resmi dari suatu badan pemerintah atau legislatif asing.
- Ketua Delegasi Pemerintah yang ditugaskan ke luar negeri untuk suatu konferensi tingkat pemerintahan dan tidak bersifat diplomatik..
- Istri/Suami dari para Pejabat yang ditempatkan di luar negeri tersebut dalam butir (1) beserta anak-anaknya yang merupakan anggota keluarganya dan yang belum berumur 25 tahun, belum menikah, belum mempunyai mata pencarian sendiri dan tinggal di wilayah kerja orang tuanya. Bagi anak yang berada diluar ketentuan ini diberikan paspor biasa.
- Petugas yang bekerja pada Perwakilan RI / rumah Perwakilan RI di luar negeri berdasarkan kontrak kerja dengan Kementerian Luar Negeri beserta suami atau istri.
- Warga Negara Indonesia yang berangkat ke luar negeri dalam rangka tugas resmi pemerintah yang ditugaskan berdasarkan surat keputusan dari kementerian atau instansi Pemerintah RI.
- Warga Negara Indonesia yang menurut pertimbangan tertentu dari Pemerintah RI perlu diberikan.
Syarat Umum Pemberian Paspor Dinas
Untuk mendapatkan Paspor Dinas bagi seseorang yang berhak harus dapat memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
Berdasarkan PP No.36 tahun 1994, Pasal-12 dan Surat Keputusan Menteri Luar Negeri No.089 tahun 1995, Pasal-5(b) dan Pasal-9; Pegawai Negeri, Pejabat Negara tertentu atau warga negara tertentu yang boleh mendapatkan Paspor Dinas adalah sebagai berikut :
- Menyerahkan nota resmi dari Sekretariat Negara berisikan persetujuan penugasan bagi yang bersangkutan untuk melaksanakan perjalanan dinas ke luar negeri.
- Mengisi formulir (biru & putih) yang disediakan oleh Direktorat Konsuler, Deplu RI, dan dilampiri pasfoto berwarna ukuran 4×6 sebanyak 3 lembar, latar belakang putih dengan catatan: gambar penuh dan jelas dari depan lurus, tanpa tutup kepala, bagi pria mengenakan pakaian sipil lengkap, dan bagi wanita mengenakan pakaian resmi dan/atau pakaian nasional.
Syarat Umum Pemberian Paspor Dinas
Untuk mendapatkan Paspor Dinas bagi seseorang yang berhak harus dapat memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
Berdasarkan PP No.36 tahun 1994, Pasal-12 dan Surat Keputusan Menteri Luar Negeri No.089 tahun 1995, Pasal-5(b) dan Pasal-9; Pegawai Negeri, Pejabat Negara tertentu atau warga negara tertentu yang boleh mendapatkan Paspor Dinas adalah sebagai berikut :
- Menyerahkan nota resmi dari Sekretariat Negara berisikan persetujuan penugasan bagi yang bersangkutan untuk melaksanakan perjalanan dinas ke luar negeri.
- Mengisi formulir (biru & putih) yang disediakan oleh Direktorat Konsuler, Deplu RI, dan dilampiri pasfoto berwarna ukuran 4×6 sebanyak 3 lembar, latar belakang putih dengan catatan: gambar penuh dan jelas dari depan lurus, tanpa tutup kepala, bagi pria mengenakan pakaian sipil lengkap, dan bagi wanita mengenakan pakaian resmi dan/atau pakaian nasional. Sumber (https://kemlu.go.id/)
2. Persiapan Keberangkatan oleh KOICA
KOICA HEADQUARTER
Persiapan keberangkatan kita diatur oleh KOICA, dalam masa persiapan kebrangkatan akan ada pre-departure orientation di kantor KOICA Indonesia yang berisi informasi tentang persiapan keberangkatan dan syarat-syarat yang harus kita penuhi untuk bisa berangkat ke Korea Selatan. Info yang diberikan antara lain persyaratan pengurusan visa D-2, tiket pesawat, informasi tentang kegiatan yang akan kita lakukan selama di KOICA HEAD OFFICE di Seoul, info tentang tes kesehatan ke 2, cara menuju KOICA HEAD Office, susana perkuliahan, transportasi di korea, hal-hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan di korea dan lain sebagainya. Untuk pembuatan VISA D-2 kita akan di bantu oleh pihak KOICA Indonesia, dengan semua persyaratan yang harus kita siapkan, seperti :
- seperti Paspor Dinas
- Exit Permit
- Form Pengajuan Visa
- Surat bebas TBC oleh rumah sakit yang ditunjuk oleh kedutaan Korea Selatan
- Biaya pembuatan Visa D-2.
- LoA
3. Administrasi Universitas
Untuk bisa mendapatkan visa D-2 kita harus mendapatkan LoA atau admission letter dari universitas (Dalam hal ini PKNU) yang menerangkan bahwa kita diterima oleh PKNU dengan biaya/beasiswa dari KOICA. Yang harus diperhatikan adalah kita harus memastikan Nomor paspor yang ada di LoA sama dengan paspor yang kita gunakan untuk mengajukan visa D-2. Sebagai contoh LoA yang saya dapatkan masih menggunakan nomor paspor reguler (paspor hijau) yang saya gunakan ketika mendaftar, untuk itu saya menghubungi pihak universitas agar bisa diganti dengan nomor paspor dinas yang akan saya gunakan untuk mendaftar vis D-2.
Hal lain yang diinfokan oleh universitas antara lain persyaratan-persyaratan dokumen seperti Ijazah, dan transkrip nilai yang bisa saja diminta lagi oleh universitas dan akan diinfokan ke masing-masing mahasiswa. Selain itu juga kita mendapatkan informasi tentang type kelulusan yang akan kita jalani (thesis atau tanpa thesis), memperkenalkan mentor yang akan membimbing kita selama 1 semester, koordinator yang akan menjadi "keluarga" kita selama di Korea dan lain sebagainya.
Untuk beasiswa KOICA ini, mata kuliah yang jalani terpisah dengan kelas reguler, jadi kita memiliki kelas sendiri. Kegiatan yang kita lakukan juga tersendiri seperti kunjungan ke perusahaan, museum, industri perikanan hingga instansi pemerintahan di bidang perikanan di korea selatan.Untuk administrasi kuliah pun kita sudah didaftarkan oleh KOICA baik itu pengusrusan KRS, administrasi di universitas, administrasi di asrama mahasiswa dan sebagainya.
Sekian dulu tulisan kali ini, samapai ketemu di tulisan berikutnya
follow me :
Sejong 1-Building
Daeyon 3 (sam)-Dong
Busan
Korea Selatan
Hallo kak sy ola, izin bertanya mengenai official nomination letter dari koica ditanda tangani oleh siapa ya kak? Dari setneg atau tmpt kita bekerja? Mohon infonya kak
BalasHapus